NotionでGTDタスク管理2022年版

Notion布教と自分の備忘録を兼ねてBoard viewを使ったタスク管理の現状の運用をまとめておく． 複数人による運用は考えない．半日単位くらいで予定を入れられる人向け．

テンプレートを↓に作成した．以下はNotionの設定のポイントと現状の運用ルール． season-yarrow-b96.notion.site

Database

  • できるだけひとつのデータベースにまとめる(研究室用・家用みたいな分割はしない)

Property

“View options→Properties”から以下を設定しておく

  • Name (as title, visible): タイトル
  • Context (multi-select, visible): “研究”．”家”のようにタグ付けに使う
  • Due Date (Date. visible): 締め切り
  • URL: 関連URL．GitHub issue のリンクを貼ることが多い
  • Status (Select): タスクの状態(Status propertyで後述)
  • Last edited time

Status property

だいたいGTDに沿ってタスクの状態を分けておく(Ref: https://hamberg.no/gtd)

  • Inbox
    • 思いついたら兎に角ここにいれる。まだactionableな粒度になっていなくてもよい
  • Someday
    • 現状actionable にできなさそうなものを入れておく
  • Next Action
    • タイトルはActionable なものでなければならない
    • 時間があるなら今週中に取り組みたいと思えるもの(正直に！)
  • Doing
    • 実行中のタスク
  • Projects
    • 複数のタスクをまとめる
      • タイトル/overview/expected outcome だけ書いておく
    • 対応するタスクが必ず”Doing”に一つ以上ある
  • Waiting
    • 対応待ち・期日になるまで動けない/動く必要がないタスクを置く
    • 必ずdue date を設定する
  • Done
    • 終了したことを保存する
  • Stale
    • やらなさそうなことを捨てる場所(タスクカードをいきなり削除するのは心理的障壁が高いので)

Board view

  • Context ごとにフィルターしたviewをつくるとよい

Timeline view

  • FilterでStatusがDoing, Waiting, Next Action, Projects のいずれかのものだけ表示させる
  • Due Date で並び替えておく

Workflow

GTDに従って粛々とタスクをこなす．

Weekly review

1週間に一度Board全体を見直して古くなっている部分を更新する．

以下のチェックリストを上から実行していく

  • [ ] 机を片付ける
  • [ ] カレンダーの予定を確認
  • [ ] 今週の日記を見返す: まとまった情報をメモに移動
  • [ ] Inbox を空にする
  • [ ] Review Action Lists: “Next Action”にいるけど実際にはやる気のないものをSome DayまたはStaleに移動
  • [ ] Review Project Lists: Projectに対応するactionがDoingにいる
  • [ ] Review Some-Day Lists: Next Actionに移せるものがあるか
  • [ ] Done に入ったタスクに書いた内容をメモに移動

Notion tips